Ovládání programu
Lokální menu
Program SPZ® má podobné ovládání jako většina aplikací pro Windows.
Tím nejzákladnějším pravidlem pro ovládání SPZ® je toto: kliknete-li pravým tlačítkem myši v prostoru libovolného okna programu, objeví se lokální menu, v němž budou názvy všech akcí, které v daný okamžik lze provést.
U většiny položek lokálního menu je uvedena klávesová zkratka pro okamžité provedení akce bez nutnosti aktivovat toto menu. Mezi základní operace, které jsou společné většině databází programu, jsou vložení nového záznamu (F2 ), oprava (Enter ) a vymazání (Del ) již existujícího záznamu.
V jednu chvíli můžete mít v programu otevřeno současně několik oken s různými databázemi. Mezi těmito okny se přepínáte jednak tím, že kliknete levým tlačítkem myši kamkoli do prostoru okna na které chcete přepnout, nebo kombinací kláves Ctrl+Tab a Shift+Ctrl+Tab, tedy stejně jako je tomu například v programech Microsoft Word a Excel.
Operace s okny
I pro tyto operace platí to, že se používají shodně jako u všech jiných programů pro Windows.
Rozměr otevřeného okno můžete měnit kliknutím na ikonky v pravém horním rohu okna. Jediným oknem, které nelze zavřít, je okno se „Seznamem vozidel“. To bude na pracovní ploše přítomno neustále.
V menu SPZ – Program SPZ – můžete nastavit automatické maximalizované otevírání oken (nedoporučujeme – toto zobrazení např. neumožňuje přetahování záznamů mezi okny myší).
Pohyb v databázích
V levé dolní části okna databáze vidíte jednak počet záznamů v databázi, jednak číslo aktuálního záznamu, tj. toho, na kterém je právě nastaven kurzor.
Na první položku databáze se dostanete kombinací kláves Ctrl+Home, na poslední Ctrl+End .
Klávesami PgUp a PgDn se přesouváte o stránku dopředu či dozadu.
Na první sloupec databáze vlevo se dostanete stiskem Home , na poslední sloupec vpravo stiskem End .
Vlastní nastavení vzhledu tabulek
Jednou ze základních vlastností tabulek je možnost upravit si jejich vzhled podle vlastní potřeby. Všechny sloupce je možné libovolně zpřeházet, vytvořit si skupiny sloupců, skrýt jednotlivé sloupce, nebo jejich skupiny. Každý uživatel aplikace má svoje vlastní nastavení, které přesně odpovídá jeho potřebám.
Skrývání sloupců se zapíná buď po kliknutí pravým tlačítkem myši volbou Sloupce přenastavit (v lokálním menu) nebo po stisku kláves Ctrl+S . Na ploše se objeví okno s názvem Přenastavit sloupce. Záhlaví sloupce, který se má skrýt, „uchopíme“ (kliknout levým tlačítkem a držet) za název a přetáhneme ho myší do okna s názvem Přenastavit sloupce. Tím se daný sloupec, nebo skupina sloupců skryje. Při opětovném zobrazování sloupců je postup opačný – z okna s názvem Přenastavit sloupce se sloupce přetáhnou myší na požadované místo.
Změnu pořadí sloupců lze provést pouhým přetažením myší za název sloupce.
Nastavení lze uložit pro budoucí opakované použití. U každé tabulky si tedy můžete připravit různá nastavení (pohledy na data – reporty) a ty jednoduše opakovaně používat. Pro uložení a načtení nastavení slouží funkce Načíst/Uložit nastavení sloupců (Ctrl+B).
Seřazení záznamů podle abecedy (dne, času,…) provedete kliknutím myší na název sloupce, který chcete seřadit. Dalším kliknutím se řazení otočí (sestupně – vzestupně). Pokud potřebujete provést současně seřazení podle dalšího sloupce, stiskněte Shift a klikněte na jeho jméno. Řazení zrušíte stisknutím Ctrl a kliknutím na jména sloupců, podle kterých se řadilo.
Klávesová zkratka Ctrl+W optimalizuje šířku slouců v tabulce podle nejdelšího záznamu.
Původní nastavení programu můžete obnovit v menu Nástroje – Obnovit nastavení s následným restartem programu. Pokud Obnovení nastavení provede Administrátor, provede se obnova pro všechny uživatele programu! Jestliže funkci použije přihlášený uživatel, obnoví si původní nastavení programu pouze pro sebe.
Třídění záznamů v tabulkách
Další ze základních vlastností tabulek je možnost jednoduše roztřídit data do skupin podle konkrétních požadavků. Třídění se zapíná buď po kliknutí pravým tlačítkem myši volbou Roztřídit do skupin, nebo po stisku kláves Ctrl+R.
V horní části tabulky se objeví barevný pruh. Do tohoto místa přetáhněte myší (kliknout levým tlačítkem a držet) název sloupce, podle kterého roztřídíte tabulku. Tabulka změní vzhled, data budou uspořádána podle položek obsažených ve sloupci, podle kterého se třídí (např. roztřídění vozidel do středisek). Přetažením dalšího sloupce do barevného pruhu přidáte další kritérium pro třídění záznamů.
Tímto způsobem lze např. zobrazit data v Knize jízd uspořádaná nejprve podle sloupce Kam a následně podle sloupce Důvod. Okamžitě je vidět, kdy se kam jelo a proč. Takto setříděná data je možno exportovat (Ctrl+E) pro další zpracování do jiných programů (Excel, html).
Do původního stavu se tabulka uvede opět pravým tlačítkem myši volbou Roztřídit do skupin, nebo po stisku kláves Ctrl+R. Před tím je však nezbytné vrátit sloupce na původní místo.
Funkce třídění dat má široké využití v celé řadě případů. Kromě již uvedeného příkladu, se používá např. při zjišťování nákladů na dopravu na určitou akci (setříděná data se vyexportují a použijí jako podklady pro fakturaci), nebo při zpracovávání dat řidiče, který používá více vozidel a je potřeba vědět, kdy kterým vozidlem kde byl a proč. Tuto funkci je vhodné kombinovat s funkcí Filtry.
Původní nastavení programu můžete obnovit v menu Nástroje – Obnovit nastavení s následným restartem programu. Pokud Obnovení nastavení provede Administrátor, provede se obnova pro všechny uživatele programu! Jestliže funkci použije přihlášený uživatel, obnoví si původní nastavení programu pouze pro sebe.
Filtry
V jednotlivých databázích programu můžete data filtrovat podle zadaných kritérií (obdobně jako v programu Excel). Filtry jsou dostupné automaticky, stačí najet myší na pravý okraj názvu sloupce (záhlaví), podle kterého chcete filtrovat a kliknout na šipku, která se zobrazila.
Ve spodní části okna se zobrazí informace o právě použitém filtru. Klikáním na „zaškrtávací“ políčko můžete filtr jednoduše deaktivovat a znovu spustit. Řádek pro editaci filtru odstraníte kliknutím na „křížek“.
Kliknutím na „Upravit…“ se zobrazí dialog pro editaci nastavení filtru, jeho uložení pro další použití (Ulož jako), otevření již uloženého filtru (Otevřít) a spuštění (Ok, Aplikovat).
Původní nastavení programu můžete obnovit v menu Nástroje – Obnovit nastavení s následným restartem programu. Pokud Obnovení nastavení provede Administrátor, provede se obnova pro všechny uživatele programu! Jestliže funkci použije přihlášený uživatel, obnoví si původní nastavení programu pouze pro sebe.
Tisk a export dat
V programu je k dispozici celá řada tiskových sestav pro tisk knihy jízd, cestovních náhrad, vyúčtování soukromých kilometrů, přehledů atd. Některé tiskové sestavy je možné uživatelsky upravit, případně nadefinovat zcela nové vlastní.
Všechny tabulky v programu je možné exportovat do Excelu pro další zpracování, něktré i do formátu XML. Před exportem lze tabulky podle potřeby upravit, viz Nastavení vzhledu tabulek, Třídění záznamů v tabulkách a filtry.
Tisk knih jízd a nákladů
Dialog pro tisk se vyvolá kliknutím „rychlé odkazy“ (levá záložka v menu) a volbou Tisk, a nebo klávesovou zkratkou Ctrl+P. Okno Tisk umožňuje na záložce zvolit požadovanou sestavu (knihu jízd nebo náklady). Po označení vozidla a zadání období je pomocí funkce Náhled umožněno sestavu prohlížet, volba Tisk vytiskne knihu dle nastavení na tiskárně.
Uživatelské sestavy
Pokud by žádná z připravených sestav plně nevyhovovala potřebám, má každý uživatel možnost si původní sestavu upravit, případně vytvořit zcela jinou. Po výběru vhodné předlohy (sestavy, která bude použita jako výchozí pro úpravy) je třeba označit Ano ve volbě Použít uživatelskou sestavu. Nyní je možno pomocí funkce z lokálního menu Načíst přednastavenou sestavu (Alt+F2) a pod svým názvem si ji uložit pro následné úpravy a používání.
Tím se tato sestava objeví v seznamu Uživatelské sestavy. Nyní je možno definici sestavy pomocí programu FastReport upravit (lokální menu na zvolené sestavě a funkce „Upravit sestavu“). Po uložení takto vzniklé uživatelské sestavy je umožněno s ní dále pracovat stejně tak, jako je tomu u původně dodaných sestav. Dodané původní definice sestav se nikterak nemění a proto se k jejich použití lze navrátit volbou Použít uživatelskou sestavu Ne.
Poznámka:
Takto připravená definice uživatelské sestavy se zobrazuje a je i použitelná pouze uživateli, který si ji pro sebe připravil. Není nikde uložena a dostupná jako samostatný soubor, ale je „skryta“ v datech programu. V rámci úprav programem FastReport je ale možné pomocí volby Save As tuto definici uložit jako samostatný soubor. Ostatní uživatelé si takto připravenou a na vhodném místě uloženou definici sestavy mohou také načíst pro svoji potřebu.
Tisk tuzemských cestovních příkazů a vyúčtování
Před tiskem cestovního příkazu musí být otevřená databáze Cestovní příkazy – TUZEMSKÉ.
Nejdříve je nutné vybrat příkaz nebo příkazy, které se mají tisknout. Jeden příkaz vyberete např. jedním kliknutím myší, více cestovních příkazů označíte buď tak, že po zaškrtnutí funkce „Označovat více záznamů“ (nachází se ve spodním okraji okna s knihou jízd), držíte stisknuté tlačítko „Shift“ a pomocí kurzorových šipek provedete výběr nebo stiskněte „Ctrl“ a klikáním myší vyberte požadované cestovní příkazy. Tiskový dialog vyvoláte zkratkovou klávesou Ctrl+P nebo kliknutím pravým tlačítkem myši v okně s evidencí cestovních příkazů a volbou funkce Tisk .
Dále si pak zvolíte, co všechno z označeného cestovního příkazu/příkazů chcete tisknou. Lze vybrat libovolná kombinace z voleb:
• Cestovní příkaz
• Vyúčtování pracovní cesty
• Účtovací předpis
• Krácení stravného
• Zpráva o pracovní cestě
Každý cestovní příkaz a vyúčtování se tiskne na jeden papír. Po kliknutí na tlačítko Náhled se zobrazí náhled příkazu. Zde máte možnost si příkaz před tiskem zkontrolovat. Tisk spustíte kliknutím na tlačítko Tisk.
Při označení více cestovních příkazů je možno tisknout několik dalších variant tiskových sestav:
• Hromadná soupiska
• Hromadný příkaz na výšku
• Hromadné vyúčtování
• Hromadné vyúčtování – zjednodušené
Dále je možné vytisknout na konec každé tiskové sestavy „Zápatí“. Jedná se o Administrátorem definovaný text (např.:.“Zaměstnanec souhlasí s vysláním na pracovní cestu…“),. Text se připraví v menu „Nástroje > Cestovní příkazy > Formulář pro tisk příkazu a vyúčtování“. V tomto dialogu je možné nastavit i texty u jednotlivých podpisů na formulářích.
Tisk – Zahraniční CP
Tisk zahraničních cestovních příkazů a vyúčtování
Před tiskem cestovního příkazu musí být otevřená databáze Cestovní příkazy – ZAHRANIČNÍ.
Nejdříve je nutné vybrat příkaz, který se má tisknout (např. jedním kliknutím myší). Lze použít funkci „Označovat více záznamů“ (nachází se ve spodním okraji okna s knihou jízd) a označit více CP. Tiskový dialog vyvoláte zkratkovou klávesou Ctrl+P nebo kliknutím pravým tlačítkem myši v okně s evidencí cestovních příkazů a volbou funkce Tisk .
Dále si pak zvolíte co všechno chcete tisknou. Označením lze vybrat libovolná kombinace z voleb:
• Cestovní příkaz
• Vyúčtování pracovní cesty
• Zahraniční stravné
• Výdaje na vozidlo
• Ostatní náklady
• Souběh náhrad
• Zálohy
• Souhrnné vyúčtování
• Účtovací předpis
• Krácení stravného
• Zpráva o pracovní cestě
Dále je možné vytisknout na konec každé tiskové sestavy „Zápatí“. Jedná se o Administrátorem definovaný text (např.:.“Zaměstnanec souhlasí s vysláním na pracovní cestu…“),. Text se připraví v menu „Nástroje > Cestovní příkazy > Formulář pro tisk příkazu a vyúčtování“. V tomto dialogu je možné nastavit i texty u jednotlivých podpisů na formulářích.
Každý cestovní příkaz a vyúčtování se tiskne na jeden papír (včetně soupisky nákladů). Po kliknutí na tlačítko Náhled se zobrazí náhled příkazu. Zde máte možnost si příkaz před tiskem zkontrolovat. Tisk spustíte kliknutím na tlačítko Tisk.
Základní databáze
Základní databáze
Pro zpřístupnění všech databází programu je nutné zadat postupně údaje o firmě, střediscích, řidičích a vozidlech (v tomto pořadí). Před zadáváním údajů je vhodné se seznámit se Základy ovládání programu.
Údaje o firmě
Údaje o firmě
Karta s těmito údaji se nachází v menu Základní databáze.
Povinně se musí zadat „Název Firmy“ a dále správně označit „Typ společnosti“. Podle tohoto označení program zvolí odpovídající pravidla a způsob výpočtu při zpracování Cestovních náhrad. Ostatní údaje jsou nepovinné.
Evidence více firem
Chcete-li v programu evidovat více firem, jděte na záložku „Nástroje“, ikona „SPZ“ a zaškrtněte volbu „Zobrazovat při startu seznam firem“. Při dalším startu programu se jako první zobrazí okno pro výběr firmy, se kterou budete pracovat. Další firmu do programu vložíte tak, že v okně se seznamem firem použijete lokální menu a funkci „Přidat“ (nebo stiskněte klávesu F2).
Vyřazeno – pokud chcete, aby se firma v seznamu přestala zobrazovat, zaškrtněte volbu „ANO“. Vyřazenou firmu nelze do seznamu vrátit.
Upozornění: licence programu je dána celkovým součtem všech evidovaných vozidel a zařízení (součet ze všech evidovaných firem).
Vozidla
Vozidla
Databáze se seznamem vozidel je jediná, která je stále zobrazená v okně programu – dá se pouze minimalizovat. Pro vložení vozidla je nutné nejprve zadat alespoň jedno středisko a jednoho řidiče.
Formulář pro zadávání údajů otevřete klávesou F2, nebo kliknutím pravým tlačítkem myši v okně „Seznam vozidel“ a funkcí „Přidat vozidlo“. Pro správnou funkci programu stačí vyplnit pouze záložku „Základní údaje“ (povinné jsou pouze položky: SPZ, Řidič, Středisko, Spotřeba, Vedeno jako, Druh pohonných hmot). Zde je možné nastavit též automatický přepočet tachometru v běžné knize jízd a zda je vozidlo možné rezervovat.
Pro evidenci dalších údajů slouží záložky, do kterých je možné zadat veškeré položky z technického průkazu, nastavit přístupová práva k vozidlu, údaje o pořízení a vyřazení vozidla, vkládat dokumenty v elektronické podobě, informace potřebné pro výpočet silniční daně, termíny STK, emisí…, libovolné množství poznámek k vozidlu, údaje o pojištění vozidla a leasingu, fotografie, tankovací karty, atd.
Pomocí záložky Dokumenty je umožněno uložit do evidence vozidla libovolné dokumenty v elektronické podobě.
Uzamčení záznamů
V kartě vozidla („Základní údaje“) je k dispozici položka s názvem „Uzamčeno do“. Zde máte možnost nastavit datum, ke kterému se uzamknou veškeré údaje evidované k vozidlu (všechny knihy jízd a náklady spojené s vozidlem).
V období do tohoto data není možné editovat, mazat nebo vkládat žádné údaje spojené s vozidlem. Již evidované údaje jsou „pouze pro čtení“. Tato funkce zamezí neoprávněné manipulaci s daty a využívá se zejména v případech, kdy jsou hotové uzávěrky, cestovní náhrady, vyúčtování soukromých kilometrů, zpracované statistiky, apod. a není žádoucí, aby se data dala evidovat.
Data lze uzamknout též hromadně za všechna vozidla (nebo za zvolenou skupinu vozidel) pomoci „Hromadného uzamykání“ (Ctrl+H), které je dostupné v lokálním menu u seznamu vozidel (pod pravým tlačítkem myši).
Uzamykání lze provádět též automaticky k určitému dni v měsíci. Nastavení této funkce najdete v menu „Nástroje>Vyúčtování soukr. km“.
Úprava sloupců tabulky
V tabulce je možné nastavit viditelnost těch údajů, které jsou pro Vás podstatné. To uděláte kliknutím na pravé tlačítko myši v poli tabulky a ve zobrazeném „menu“ vyberete možnost „sloupce přenastavit“. Také lze použít zkratku (Ctrl+S). Poté sloupce, o které nemáte zájem, pomocí myši, přetáhnete do seznamu sloupců, který jste otevřeli. Ty o které máte zájem, naopak vytáhnete myší ze seznamu sloupců a přetáhnete do tabulky na místo, kde je chcete mít. Další možnosti nastavení tabulky naleznete zde a zde.
Střediska
Střediska
Databázi se seznamem středisek vyvoláte klávesami Alt+S nebo z menu Základní databáze . Pro správnou funkci programu je nutné mít v databázi alespoň jedno středisko. Povinný údaj je pouze „Název střediska“.
V tabulce se středisky vidíte informace o počtech vozidel a uživatelů zařazených do příslušného střediska (to je důležité např. při vyřazení střediska).
Uživatelé
Seznam uživatelů
Seznam řidičů zobrazíte klávesami Alt+U nebo z menu Základní databáze. V tomto seznamu musí být evidováni všichni, kdo s programem pracují (tedy nikoliv pouze řidiči).
Povinné údaje jsou „Jméno“, „Středisko“ a případně „Heslo“ pro přihlašování do programu. Heslo je v databázi zašifrované, pokud ho uživatel zapomene, nelze ho žádným způsobem zjistit, je nutné zadat heslo znovu. Ostatní položky a záložky jsou určené zejména pro firmy s větším počtem uživatelů a pro provoz programu v síti.
Na jednotlivých záložkách v kartě uživatele je možné nastavit přístupová práva k vozidlům a ostatním uživatelům programu, evidovat termíny lékařských prohlídek a přezkoušení, archivovat různé dokumenty v elektronické podobě (týkající se uživatele) a případně omezit (nebo naopak povolit) přístup k některým databázím a funkcím programu.
V kartě „Administratora“ se nachází záložka „Povolené funkce“. Zde může administrátor nastavovat přístupová práva hromadně všem uživatelům (nebo vybrané skupině uživatelů) najednou.
Každého uživatele je možné uzamknout. Tento uživatel nemůže po dobu uzamčení vkládat cestovní příkazy ani uživatelské náklady. Uzamčení může být prováděno pro více uživatelů najednou. Provádí se přes Ctrl+H nebo pravé tlačítko myši na uživatele a „hromadné uzamykaní“.
Pro zpracování cestovních náhrad jsou na záložce Cestovní náhrady u každého uživatele individuálně nastaveny sazby použité k výpočtům cestovních náhrad. Dále je zde možné upravit změnit číslo posledního CP, které se použijte při automatickém číslování cestovních příkazů. Globálně se tyto hodnoty nastavují v menu Cestovní příkazy – Tuzemské stravné.
Karta „Alias“ umožňuje jednak nastavit uživateli seznam osob, pod jejichž jmény se může přihlásit do programu a jednak vytvořit „Virtuálního uživatele“
Alias – přihlášení pod jiným uživatelem – např. z důvodu zastupování při schvalování cestovních příkazů, rezervací apod. Pokud má uživatel nějakou osobu v pravém okně přidělenou, zobrazí se mu po přihlášení v „Základních databázích“ ikona „Přihlásit se jako“, kde lze vybrat osobu, pod jejímž jménem bude uživatel s programem pracovat (schvalovat). Údaje o tom, kdo byl za koho přihlášený se zapisují do logu (menu „SPZ > Záznam činnosti uživatelů“). Odhlášení je k dispozici v menu „Základní databáze > Přihlásit se jako“ nebo pod „rychlým přístupem“ (první záložka v menu zleva).
Alias – virtuální uživatel – v případě, kdy může schvalovat stejný požadavek více uživatelů, lze do seznamu uživatelů zapsat Virtuálního uživatele, na kartě „Alias“ zaškrtnout pole „Virtuální uživatel“ a do pravé části přetahat myší uživatele, kteří pod něj patří. Virtuálního uživatele je pak možné nastavovat jako schvalovatele. Požadavek na chválení obdrží vždy všichni uživatelé, kteří pod něj patří, schválit/zamítnout může kterýkoliv z nich. Virtuálních uživatelů může být více, např. Schvalovatel příkazů, Schvalovatel vyúčtování…
Karta „Schvalování“ slouží k nastavení hierarchie schvalujících pro cestovní příkazy a vyúčtování a výběr schvalujícího pro REZERVACE. Právo schvalovat (pro schvalovatele) se nastavuje na záložce „Povolené funkce“. Pro schvalování cestovních náhrad je nutné mít toto nastavené v „Nástroje > Cestovní příkazy“.
Vyřazení uživatele („smazání“) je možné provést dvěma způsoby. V lokálním menu (kliknutí pravým tlačítkem myši na řádku se jménem uživatele) pomocí funkce „Smazat“ (DEL), nebo v kartě uživatele (záložka „Základní údaje“) změnou obsahu položky „Aktivní uživatel“ na „Ne“. Vyřazení uživatelé jsou v seznamu přeškrtnutí, v programu zůstávají evidovaní, k jejich záznamům se lze kdykoliv vrátit. Pro větší přehlednost lze ve spodním okraji okna se seznamem uživatelů „zaškrtnout“ volbu „Zobrazovat pouze aktivní uživatele“, čímž dojde ke skrytí vyřazených (přeškrtnutých) uživatelů.
Poznámky:
• Základní postupy pro výpočet cestovních náhrad pro různé účetní subjekty jsou závislé na nastavení Typ společnosti na kartě Firma.
• Pro zasílání e-mailů přímo z programu SPZ® (Cestovní náhrady, REZERVACE, reporty…) musí mít všichni uživatelé (kteří chtějí tyto funkce využívat) v kartě uživatele (Základní databáze > Uživatelé) vyplněnou e-mailovou adresu – E-mail uživatele a případně E-mail pro zasílání kopií (do každého pole je možné zapsat více adres, oddělených středníkem). E-mail pro odesílání zpráv se nastaví v menu „Nástroje > E-mail“.
Vzory uživatelů
Vzory uživatelů
Pro rychlejší vkládání uživatelů je možné připravit vzory (uživatelské „role“, skupiny uživatelů s různým oprávněním). U každého vzoru je možné předdefinovat jeho povolené funkce, obsah záložky „Oblíbené“ a rozložení sloupců v tabulkách. Pokud pak vložíme uživatele „ze vzoru“, bude mít všechny tyto hodnoty přednastavené.
Servis
Předávací protokoly
Předávací protokoly
V evidenci předávacích protokolů se ukládají všechny vytvořené protokoly. Funkce pro vytvoření předávacího protokolu se nachází v lokálním menu v seznamu vozidel („Předávací protokol“, zkratková klávesa Ctrl+L). Funkce zobrazí předvyplněný formulář pro předání a převzetí vozidla, který je možné doplnit o potřebné údaje, vytisknout a uložit.
Zakázky